Microsoft Access 2003

source : modul 7 - Basis Data

Dasar-Dasar Microsoft Access

Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah data base yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah.

Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan microsoft Access diantara dapat melakukan proses penyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lain sebagainya.

Sebelum memulai sebaiknya Anda persiapkan perhatian Anda dengan menarik napas dalam-dalam agar bangkit semangat Anda, mungkin pada saat ini Anda memilki anggapan bahwa Microsoft Access merupakan hal yang sulit dikerjakan tetapi perkembangan komputer sedemikian rupa dan tidak sesulit bayangan Anda itu, bahkan Anda mungkin menemukan kemudahan-kemudahan sehingga Anda dapat melewati modul ini dengan cepat untuk melanjutkan kepokok bahasan berikutnya.

2.2.1. MEMULAI  MICROSOFT ACCESS

Sebelum memulai microsoft Access, terlebih dahulu kita harus mengenal apa itu database dan apa saja komponen yang ada di dalamnya.

Pengertian Tabel, Field dan record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.

Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut :

Nim	Nama	Alamat	Nilai UTS	Nilai UAS
01	Wati	Malang	90	90
02	Wahyu	Surabaya	80	70
03	Intan	Jakarta	70	80
04	Nusa	Balikpapan	50	80
05	Rudi	Riau	80	70

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start -> Program -> Program MS-Access.

Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada gambar berikut :

2.2.2. LEMBAR KERJA MS- ACCESS

Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara :

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools  dan matikan Check  Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.

Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access

Pilihan	Keterangan
Blank Access DataBase	Digunakan untuk membuat data base baru yg masih kosong dan Anda dapat menambahkan Obyek tabel, query, Form, Report, dan Obyek lainnya
Blank Data Access Page	Dipakai untuk membuat data base baru yang diberikan oleh MS Access  secara bertahap
Project Existing Data	Dipakai untuk membuat data base baru berdasarkan tuntunan yang diberikan oleh microsoft access
Open end existing file	Dipakai untuk membuka file database yang telah dibuat sebelumnya

Tampilan Jendela  MS Access

2.2.3. MEMBUKA FILE DATABASE

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan. Selain membuka jendela database yang pernah dibuat Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong dengan cara Klik menu file, pilih New atau pada Toolbars klik tombol new. Apabila Anda membuka jendela database baru maka  jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.

Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut :

2.2.4. MENUTUP FILE DATABASE

Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file, simpan seluruh data yang pernah Anda buka. Untuk menutup file database, Anda dapat menggunakan salah satu llangkah berikut ;

2.2.5. MENUTUP PROGRAM MS ACCESS

Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

3. KEGIATAN BELAJAR 2

3.1. Mempersiapkan aplikasi MICROSOFT ACCESS.

PROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU

Setelah anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau menekan tombol enter.

3.1.1. Membuat  Tabel

         Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:

 Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in Design View. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

KETERANGAN :

          Fungsinya untuk memasukkan nama-nama field dari suatu tabel.

        Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai berikut:

                      Merupakan tipe data yang sering digunakan ( Alfabetic dan Numeric). Panjang maksimumnya 255.

      Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik.

      Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya 8 karakter.

      Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.

      Sering digunakan untuk nilai mata uang.

      Berisi angka urut yang sudak ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.

      Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false dan On/Off.

      Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya.

      Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text. Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.

      Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box.

C. Description

Sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name

         

Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap tabel tersebut selanjutnya.

3.1.2. Menentukan Primary Key

         Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut ini:

1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.

2. Klik tombol toolbar Design.

3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key

4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.

1. Buka file   à  Pilih Table Daftar
2. Pilih Design View
3. Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat field pertama kali.

4. Klik Field Ket à  Klik Menu Insert à rows  
5. Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)

6. Kemudian klik close dan Save OK

3.3. Menghapus Record

Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :

Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,

4. KEGIATAN PEMBELAJARAN 3

4.1. Membuat Queries

Sebelum memulai kegiatan ini, sebaiknya kita tahu terlebih dulu maksud dari query. Query bisa diartikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang ada.

Cara membuat query ada 2 yaitu:

Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama yaitu Create query in design view.

Langkah-langkahnya sebagai berikut:

Akan tampil daftar queries sebagai berikut :

Tampilan daftar query1 sebagai berikut :

Rumus Jml_nilai :

([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt]+[Bah_ing]+[IPA]+[IPS]).

Dapat dilihat pada gambar dibawah.

Rumus Jml_x_bbt :

(([PPKn]+[Bah_ind]+[IPS])+([Matemt]*4)+([IPA]*4)+([Bah_ing]*3)).

Dapat dilihat pada gambar dibawah.

5. KEGIATAN PEMBELAJARAN 4

5.1. Tujuan

Tujuan pembelajaran ini adalah siswa nantinya mampu untuk :

5.2. Membuat Form

      

          Untuk meghasilkan tampilan yang lebih komunikatif, maka dibutuhkan suatu interface yang dapat membantu pengguna atau operator dalam menjalankan suatu program aplikasi. Salah satu interface yang disediakan oleh microsoft Access adalah Form.

       Cara membuat form ada 2 yaitu:

Pada saat ini kita akan mempelajari cara membuat form dengan Create form by using wizard. Langkah-langkahnya:

Akan tampil  jendela seperti tampak di bawah ini :

Kemudian klik

Pada tampilan berikut Anda dapat memilih diantara beberapa alternatif untuk dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memilih stone ...

5.2.1. Mengatur Form

Dalam pembuatan form mungkin ada yang kurang sesuai, untuk melakukan perubahan kita bisa melakukan pengaturan pada form tersebut. Langkah-langkahnya:

Kemudian klik daerah Form Header dan

Ketikkan kata-kata diatas

Untuk mengedit letak label klik 2 x labelà geser letak

          Label keposisi yang Anda Inginkan

5.3. Mempersiapkan aplikasi dan data masukan.

5.3.1. Input data record

Setelah mengikuti ketentuan dalam membuat table, langkah selanjutnya adalah memasukan data Record,  yang dilakukan dengan melalui jendela Data Sheet View dari sebuah table. Selain itu dapat juga dilakukan proses Editting data yaitu proses penambahan data record, memindah data Record, menyalin Data Record ataupun menghapus data record.

Prosedur yang dilakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :

a.   Tekan Tombol icon Open pada area kerja kemudian Tekan tombol  enter

b. Klik Ganda pada nama tabel

c.   Klik kanan pada nama tabel dan pilih perintah open dari menu yang tampil.

Tidak perlu diisi                          Field yang dapat dientry

                   Field Rumus tidak perlu diisi

5.3.2. MENGECEK HASIL ENTRY DATA

Setelah data dimasukkan, dilakukan pemeriksaan proses pemindahan dan pemasukan data apakah sesuai dengan prosedur atau intruksi kerja.

Memilah hasil pemindahan dan pemasukan data sesuai dengan prosedur dan intruksi kerja.

Mengidentifikasi keberhasilan pemindahan dan pemasukan data ke dalam program data base dari file data ke media penyimpan data.

5.3.3. MENGISI CHECK LIST ENTRY DATA

Mengidentifikasi langkah-langkah operasional dan keberhasilan proses pemindahan dan pemasukan data

Mengatur Design Repot dalam sebuah lembar kerja Preview.

Mengubah teks-teks yang terdapat didalam lembar kerta design tersebut agar menjadi diskriptif dan memindahkan label sehingga dapat tampil sejajar dengan Ctrl – Ctrl yang lain.

Menambahkan bebarapa informasi lain dibagian Footer.
5.4. MENG-UPDATE DATA

5.4.1.Menentukan Tabel Baru

Satu-satunya hal yang konstan adalah perubahan. Bersama waktu, kebutuhan dan minat Anda berubah seiring Anda bertumbuh dan berkembang. Sebuah informasi yang dulu sangat penting bisa saja sekarang berubah menjadi tidak diperlukan atau malah mengganggu, sementara informasi yang semula dianggap tidak berguna sama sekali bisa berubah menjadi informasi penting. Seiring meningkatnya jumlah informasi dalam bidang bisnis dan kehidupan sehari-hari, Anda mungkin perlu menata atau mendistribusi ulang informasi tersebut. Anda perlu tahu bahwa mungkin Anda harus membeli rak baru, folder file baru, atau bahkan satu set kabinet file baru untuk menampung bidang yang anda minati. Hal yang sama terjadi pada database Anda.

5.4.2. Memilih field dan Record

Anda harus memiliki data sebelum melakukan editing pada sebuah jendela data sheet. Untuk memilih data atau record pada sebuah jendela data sheet dapat dilakukan dengan beberapa cara, untuk lebih jelasnya lihat pada daftar dibawah ini  :

Pilihan	Perintah
Sebuah  sel	Klik pada posisi sel tersebut
Beberapa sel	Drag drop pointer pada sisi kiri sel terbut sampai melintasi beberapa sel yang ingin Anda pilih
Sebuah Kolom	Klik pada pisisi selektor Kolom
Beberapa Kolom	Drag drop Pointer pada posisi selektor Kolom
Sebuah record	Klik pada pisisi selektor baris
Beberapa record	Drag drop Pointer  pada posisi celektor baris
Semua Record

5.5. Memindahkan Insertion Point

Untuk memindahkan Insertion Point atau data Record dalam sebuah data sheet dapat menggunakan pasilitas yang ada diperintah Go To dari menu Edit, Panah atas, panah bawah, Page Up, Page Down atau menggunakan Vertikal scroll Bar. Selain itu Anda dapat juga memindahkan posisi Record Aktif dengan memilih tombol navigasi yang ada pada bagian bawah dari jendela data Sheet sebuah tabel. Perhatikan tabel berikut :

Pindah Ke	Perintah Klik
Awal record
Akhir record
Record Sebelumnya
Record berukutnya
Record Baru
Record tertentu